Corona Protocol

Notariskantoor Dovianus neemt de nodige voorzorgsmaatregelen om uw en onze gezondheid te beschermen.

Geplande besprekingen en passeerafspraken gaan in principe door. Wilt u liever per volmacht tekenen, dan is dat in veel gevallen mogelijk. Neem dan contact met ons op en dan kijken wij naar de mogelijkheden.

Wij verzoeken u uitdrukkelijk om geen personen mee te nemen die de akte niet hoeven te ondertekenen. Tenzij hun aanwezigheid noodzakelijk is, geldt dit ook voor uw eventuele makelaar en/of hypotheekadviseur.
Bij het ondertekenen van de akte geven wij de pen niet meer door aan partijen. Op de passeertafel staan pennen die u kunt gebruiken. Na gebruik mag u de pen houden.

Om fysieke contactmomenten zoveel mogelijk te beperken bieden wij u geen koffie of thee meer aan.

Mocht de afspraak bij ons op kantoor doorgang vinden, dan vragen wij u vriendelijk om de richtlijnen van de overheid aan te houden.

Onze collega’s houden deze richtlijnen ook aan en schudden geen handen en houden gepaste afstand. De betrokkenheid bij u en uw dossiers zal even groot zijn als voorheen.

Om verdere verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan, rekenen we op u dat u u aan de richtlijnen van de RIVM houdt. Voelt u zich niet lekker? Neem dan contact met ons op. Wij zullen dan samen met u naar een oplossing zoeken.

Gedurende de periode dat dit coronaprotocol van kracht is, zullen wij met grote terughoudendheid legalisaties uitvoeren. Wij adviseren u daarom contact op te nemen met de notaris ten overstaan van wie de akte zal worden gepasseerd. Die notaris kan u wellicht een alternatieve mogelijkheid bieden, waarmee uw akte toch op tijd kan passeren. De KNB heeft aan alle notariskantoren een schrijven gestuurd waarin is uiteengezet hoe gehandeld kan worden tijdens deze noodsituatie.

Indien u bij het passeren van de akte geld dient (bij) te betalen, verzoeken wij u dit middels een pinbetaling te doen. Zo kan het gevaar op besmetting worden ingedamd.

Privacyverklaring

Notariskantoor mr. Remus Dovianus

Privacyverklaring juli 2019

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden
en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens:
Notariskantoor mr. Remus Dovianus
Dudokplein 216
3315 KH  Dordrecht
Telefoonnummer: 078-6309868
E-mailadres: notaris@dovianus.com

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; en/of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw persoonsgegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

 Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht in de akte zetten. Uw persoonsgegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. De notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor onze overige diensten, zoals het opstellen van niet notariële overeenkomsten of documenten geldt dat wij uw persoonsgegevens nodig hebben en gebruiken om deze documenten op te stellen. Door ons te vragen om een (concept)document op te stellen geeft u ons toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Basisregistratie Personen (BRP, voorheen gemeentelijke   basisadministratie) als u partij bent in een akte of document of als u bestuurder bent van een rechtspersoon die partij is een (onderhandse) akte.
  • Openbare registers, waaronder het Kadaster.
  • Tussenpersonen, adviseurs (bijvoorbeeld: accountant, fiscalist, advocaat of uw makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent).
  • Wederpartij bij een overeenkomst.
  • Vereniging van Eigenaren.

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

  • Wederpartijen in akten.
  • Openbare registers zoals Kadaster en Kamer van Koophandel.
  • Ingeschakelde tussenpersonen, adviseurs, accountants, makelaars, advocaten, notarissen ook indien deze alleen door een wederpartij zijn ingeschakeld.
  • Vereniging van Eigenaren (indien nodig).
  • Rechtelijke instanties.
  • Aanbieders van software of vergelijkbare applicaties ter ondersteuning van onze praktijk.
  • Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).

Indien de bovengenoemde grondslagen geen basis bieden voor verstrekking van uw persoonsgegevens aan bovengenoemde partijen, zullen wij u eerst om toestemming vragen.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie, tenzij met uw toestemming.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via onze contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor wij niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde persoonsgegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze persoonsgegevens te vragen. Als dit gaat om persoonsgegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen; ook niet uit de (elektronische) kaartenbak.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan steeds door ons zonder nadere aankondiging gewijzigd worden. Een aangepaste privacyverklaring wordt voorzien van een ‘versiedatum’ en daarna gepubliceerd op onze website.